広告案の管理では、承認された一式と、実際に公開した一式を結び付けることが大切です。文案だけが最新版でも、画像やLPが古いままなら、承認した内容を配信できているとは限りません。

ここではエースフォースが提案する社内用の台帳を紹介します。媒体にこの名前の管理機能があるという説明ではありません。共有表や社内の案件管理ツールで使える形式です。

広告一式を一つの版として扱う

見出し、説明文、画像、遷移先URL、主要な提供条件を一組にします。どれかが変わったら変更点を残し、再承認の対象かを判断します。「最終」「最終2」というファイル名を増やすより、案件IDと版番号で区別すると照合しやすくなります。

架空の例なら、予約管理サービスの案を「RES-01-v03」とし、画像「RES-01-v03.png」、文案、LPの確認記録を同じ行から参照します。実際の管理画面で広告IDが発行されたら、そのIDも追記します。

管理台帳の記入項目

LPは同じURLのまま内容が変わるため、URLだけの記録では不十分です。料金や利用条件の該当箇所と確認日も残します。管理画面のキャプチャを保存する場合は、不要な顧客情報や認証情報を含めないようにします。

承認から入稿までの五つの手順

1. 制作担当が文案・画像・LPの組を確定し、版番号を付ける。
2. 商品担当が機能と条件、広告担当が表現と遷移先を確認する。
3. 承認者が対象の版番号と承認範囲を記録する。
4. 入稿担当が承認済み一式を使い、プレビューで照合する。
5. 公開後に広告IDを記録し、意図したURLへ移動できるか確認する。

「社内承認済み」と「媒体審査済み」は別の状態です。片方を満たしただけで配信準備が完了したとは扱わず、媒体側の状態も分けて記録します。

差し替え時は旧版の扱いまで記録する

架空の例として、サポート受付時間が変更されたとします。新しい文案を作るだけでなく、旧時間を記載した画像・LP・関連広告を探し、差し替えや停止の担当と完了時刻を残します。旧版を戻す場合も、以前承認されたという理由だけで再公開せず、現在の条件と一致するか再確認します。

文案の修正と予算変更を同時に行った場合は、その両方を記録します。後日の成果変動を文案だけの効果と決めつけないためです。

確認の中身は広告校閲表、制作時の情報整理は画像制作依頼書、社内の責任分担は担当表で準備できます。まず一案件で台帳を使い、記入負担と確認漏れを見ながら項目を調整しましょう。