広告から相談が来たら、何を期待して連絡した人かと、次に誰が対応するかを営業へ引き継ぎます。相談件数だけの共有では、返信や確認が遅れても広告側から気づきにくくなります。

以下はエースフォース独自の実務整理案です。媒体の必須書式や配信成果を保証する方法ではありません。

引き継ぎ表は七項目に絞る

氏名や連絡先は元の受付システムで管理し、共有表に必要以上の複製を作らない運用も検討できます。アクセス範囲を決めてから使ってください。

希望と担当者の推測を分ける

「価格を知りたい」という相談を、担当者の推測で「今月の発注予定」に変えないようにします。明示された希望と営業の見立ては別欄にし、未確認は未確認のまま残します。

架空の例では「導入時期は未定、比較用の資料を希望、担当から資料送付後に必要条件を確認」と記載します。無理に商談日程の調整へ進めず、受付時の説明と整合する対応を選びます。

対応漏れが分かる状態にする

担当が決まっていない、返信待ち、相手の回答待ちを区別します。表に一行書いただけで対応済みとせず、最終対応日と次の確認日を置きます。休日を挟む場合の確認担当も決めておきます。

引き継ぎの完了条件は、営業側が内容を確認し、次の行動を引き受けた状態とします。単に通知したことと、確認されたことは別です。

広告への戻し方を定型化する

営業から広告へは「料金条件の誤解があった」「対象サービスが違った」など改善に必要な要点を返します。顧客の相談本文を広告制作資料へ丸ごと転記する必要はありません。

広告担当は個別の感想だけで変更せず、何件で同じ問題があったか、LPの説明と一致するかを確認します。修正が必要なら文案・変更日・承認担当を記録してください。

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