広告レポートを作り直せない？原本と加工表を分ける保存方法
取得した原本、加工用の表、提出版を分け、加工内容と取得条件を記録します。訂正のたびに原本を上書きせず、同じ条件から結果を再現できる状態を残します。
締め日や暫定値の管理に加え、数字がどの加工で変わったかをたどるためのファイル整理です。担当交代や計算ミスの修正時に、完成したPDFだけでは原因を確かめられません。保存先の権限・期間は自社のルールに従い、何でも長く保管する運用にはしないでください。
表と手順は株式会社エースフォースによる独自の実務整理案です。架空例は説明用で、当社や顧客の実績、媒体の必須書式ではありません。
三層のファイルと記録する項目
| 確認項目 | 整理する内容 | 判断のポイント |
|---|---|---|
| 取得原本 | 取得日時・対象期間・抽出条件 | 加工せず参照元として区別 |
| 加工表 | 除外・結合・計算の内容 | 手作業による変更も記録 |
| 提出版 | 提出日・版・対象会議 | 確定か暫定か分かる名称にする |
| 加工ログ | 変更理由・担当・影響範囲 | 数字だけ書き換えない |
| 再現確認 | 原本から同じ結果になるか | 主要な合計と件数を照合 |
具体例で確認する判断のポイント
架空例：提出版の費用を訂正するとき、原本の数字を直接直すと、媒体から何を受け取ったか分からなくなります。取得時の原本を維持し、加工表に訂正根拠を記し、提出版をv2として作ります。v1を社内ルールに従って参照用へ移し、会議で使う最新版を一つに定めます。
担当者と進める手順
- 取得条件と日時を記録する
- 原本と加工用コピーを分ける
- 加工手順を短いログに残す
- 合計と件数で再現性を確認する
- 提出版と訂正履歴をひも付ける
運用時の注意点
保存する情報は必要な範囲に絞ります。ファイルを分けるだけで安全な保管やアクセス制御が完成するわけではありません。相談時に原票が必要とは限らず、まず列構成や集計結果から確認します。
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広告運用の相談で共有すると役立つ情報
現在のファイルの受け渡し方、再現できない作業、担当者の交代予定を整理してご相談ください。
料金（税別）：初期設定50,000円、運営費は媒体費×20％。月の媒体費20万円以上で毎月簡易レポートを提供します。個別の支援範囲・契約条件はご相談時に確認します。
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